Karyawan Sakit Berkepanjangan: Kapan Boleh di-PHK, Berapa Pesangonnya, dan Prosedur HR yang Wajib Dijalankan

Oktober 2023, seorang HR Manager di perusahaan distribusi logistik Surabaya mendapati dirinya dalam situasi yang tidak ada di buku panduan manapun: seorang operator gudang telah absen sakit selama 7 bulan, surat dokter terus masuk setiap bulan, gaji tetap dibayar penuh, namun posisinya tidak bisa diisi permanen. Ketika ia bertanya ke konsultan hukum, jawabannya mengejutkan — perusahaan belum boleh melakukan PHK. Masih ada 5 bulan lagi yang harus dilalui.

Situasi ini lebih umum dari yang dikira. Dan mayoritas HR Manager menghadapinya tanpa peta yang jelas.

Jawaban Singkat

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 55, perusahaan baru boleh melakukan PHK terhadap karyawan sakit berkepanjangan setelah karyawan tersebut tidak masuk kerja selama 12 bulan berturut-turut akibat sakit. Kompensasi yang wajib dibayarkan adalah 2 kali Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) ditambah Uang Penggantian Hak — bukan pesangon penuh seperti PHK efisiensi. FirstPayroll dapat menghitung komponen ini secara otomatis berdasarkan masa kerja dan gaji terakhir karyawan.

Mengapa 12 Bulan — dan Bukan 3 atau 6 Bulan?

Banyak HR Manager yang berasumsi bahwa setelah 3 bulan absen sakit, perusahaan sudah punya hak untuk mengambil tindakan. Asumsi ini keliru dan berpotensi mahal.

UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 mengatur bahwa pengusaha wajib membayar upah kepada karyawan yang tidak masuk kerja karena sakit, dengan skema bertahap:

Artinya, selama 12 bulan penuh, perusahaan masih punya kewajiban membayar upah — meski dengan persentase yang menurun. Hak PHK baru muncul setelah periode 12 bulan ini terlampaui, dan hanya jika kondisi sakit karyawan memang terbukti berkepanjangan dan tidak memungkinkan kembali bekerja.

So what untuk HR Anda? Jika karyawan Anda baru absen 4 bulan, Anda belum di posisi yang bisa mengambil keputusan PHK — tapi Anda sudah harus mulai mendokumentasikan semuanya. Setiap surat dokter, setiap komunikasi, setiap penyesuaian gaji harus tercatat rapi sejak hari pertama. Perusahaan yang kalah di Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) hampir selalu kalah karena dokumentasi yang buruk, bukan karena hukumnya salah.

Kapan Tepatnya Hak PHK Muncul: Membaca PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 55

PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 55 menyebutkan secara eksplisit bahwa PHK dapat dilakukan apabila karyawan "mengalami sakit berkepanjangan atau cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaannya setelah melampaui batas 12 bulan."

Tiga kata kunci yang sering diabaikan: "tidak dapat melakukan pekerjaannya."

Ini bukan sekadar soal absen. Jika karyawan sudah kembali masuk kerja — meski hanya beberapa hari — hitungan 12 bulan berturut-turut bisa menjadi perdebatan di PHI. Beberapa kasus di PHI menunjukkan bahwa hakim menafsirkan "berturut-turut" secara ketat: satu hari masuk kerja di tengah periode sakit bisa memutus hitungan.

Implikasi praktis:

• Catat dengan presisi tanggal masuk dan absen karyawan setiap hari
• Jika karyawan sempat masuk beberapa hari lalu sakit lagi, konsultasikan ke konsultan hukum ketenagakerjaan sebelum memulai proses PHK
• Pastikan surat keterangan dokter mencakup periode yang kontinu dan konsisten dengan catatan absensi internal

So what untuk HR Anda? Mulai hitung dari hari pertama karyawan absen sakit secara resmi — bukan dari hari Anda mulai khawatir. Simpan semua surat keterangan dokter dengan nomor urut dan tanggal penerimaan. Jika perusahaan Anda menggunakan sistem HRIS, pastikan modul absensi mencatat status "sakit dengan surat dokter" sebagai kategori terpisah yang bisa di-export sebagai bukti.

Berapa Pesangon Karyawan Sakit Berkepanjangan? Ini Hitungannya

Ini bagian yang paling sering disalahpahami. PHK karena sakit berkepanjangan tidak sama dengan PHK karena efisiensi atau penutupan perusahaan.

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 40-43, kompensasi PHK karena sakit berkepanjangan terdiri dari:

1. 2 × Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK)
2. Uang Penggantian Hak (UPH)

Perhatikan: tidak ada Uang Pesangon (UP) dalam formula ini. Ini berbeda dari PHK efisiensi yang memberikan 0,5× atau 1× UP.

Tabel UPMK Berdasarkan Masa Kerja (PP 35/2021 Pasal 43)

Contoh Perhitungan Konkret

Profil karyawan:

• Nama: Budi Santoso, operator produksi
• Masa kerja: 8 tahun 3 bulan
• Upah terakhir (gaji pokok + tunjangan tetap): Rp 5.500.000/bulan
• Status: sakit berkepanjangan, absen 12 bulan berturut-turut

Langkah 1 — Tentukan UPMK: Masa kerja 8 tahun 3 bulan → masuk kategori "6–9 tahun" → UPMK = 3 bulan upah

UPMK = 3 × Rp 5.500.000 = Rp 16.500.000

Langkah 2 — Kalikan 2: 2 × UPMK = 2 × Rp 16.500.000 = Rp 33.000.000

Langkah 3 — Uang Penggantian Hak (UPH): UPH mencakup: sisa cuti tahunan yang belum diambil + biaya perjalanan pulang (jika relevan) + penggantian perumahan/pengobatan 15% dari total pesangon (jika ada dalam perjanjian kerja).

Asumsi: sisa 8 hari cuti × (Rp 5.500.000 ÷ 25) = Rp 1.760.000

Total kompensasi minimum: Rp 33.000.000 + Rp 1.760.000 = Rp 34.760.000

So what untuk HR Anda? Angka ini adalah floor, bukan ceiling. Perjanjian kerja bersama (PKB) atau kontrak individual yang memberikan kompensasi lebih tinggi tetap mengikat. Sebelum menghitung, periksa PKB dan kontrak karyawan yang bersangkutan — jika ada klausul yang lebih menguntungkan karyawan, klausul itulah yang berlaku.

Dokumen yang Wajib Disiapkan HR Sebelum Proses PHK Dimulai

Ini adalah bagian yang paling menentukan apakah perusahaan menang atau kalah jika kasus berakhir di PHI. Menurut data Kementerian Ketenagakerjaan, sebagian besar gugatan PHK yang dimenangkan karyawan di PHI bukan karena perusahaan salah secara substantif — melainkan karena bukti administratif yang tidak lengkap.

Berikut checklist dokumen yang wajib ada sebelum surat PHK diterbitkan:

Dokumen Medis:

• Surat keterangan dokter untuk setiap bulan absen (minimal 12 surat untuk 12 bulan)
• Surat keterangan dokter spesialis atau rumah sakit yang menyatakan karyawan tidak dapat melakukan pekerjaan (bukan hanya "sedang sakit")
• Jika memungkinkan: second opinion dari dokter yang ditunjuk perusahaan (ini hak perusahaan yang jarang digunakan)

Dokumen Administratif HR:

• Rekap absensi bulanan yang ditandatangani supervisor langsung
• Bukti pembayaran upah selama sakit sesuai skema UU 13/2003 Pasal 93 (slip gaji 12 bulan)
• Surat pemberitahuan kepada karyawan bahwa masa 12 bulan akan segera berakhir (best practice — tidak wajib secara hukum, tapi memperkuat itikad baik perusahaan)
• Notulen atau catatan komunikasi dengan karyawan/keluarga selama periode sakit

Dokumen Proses PHK:

• Surat pemberitahuan PHK dengan alasan yang mengacu eksplisit ke PP 35/2021 Pasal 55
• Perhitungan kompensasi yang terinci (2× UPMK + UPH)
• Bukti penyerahan surat PHK (tanda terima atau pengiriman via pos tercatat)
• Jika ada PKB: lampirkan pasal yang relevan

So what untuk HR Anda? Mulai folder dokumentasi digital sejak hari pertama karyawan absen sakit. Beri nama file dengan format: [NamaKaryawan]_[Bulan]_[Jenis Dokumen]. Jika perusahaan Anda menggunakan HRIS, manfaatkan fitur document management untuk menyimpan semua surat dokter dan rekap absensi dalam satu tempat yang bisa di-export kapan saja.

Prosedur Kronologis: Dari Hari Pertama Sakit Hingga PHK Sah

Berikut timeline yang harus dijalankan HR secara kronologis:

Bulan 1–4 (Upah 100%):

• Terima dan arsipkan surat dokter
• Bayar upah penuh
• Mulai folder dokumentasi
• Koordinasi dengan BPJS Kesehatan untuk klaim JKN karyawan

Bulan 5–8 (Upah 75%):

• Lanjutkan arsip surat dokter
• Sesuaikan pembayaran upah ke 75% — pastikan ada notifikasi tertulis ke karyawan
• Mulai evaluasi internal: apakah posisi perlu diisi sementara?

Bulan 9–12 (Upah 50%):

• Sesuaikan pembayaran upah ke 50%
• Kirim surat resmi ke karyawan yang menginformasikan status dan hak-haknya
• Mulai siapkan perhitungan kompensasi PHK
• Konsultasi ke konsultan hukum ketenagakerjaan (jika belum)

Bulan 13+ (Upah 25% — jika belum PHK):

• Jika perusahaan memilih untuk tidak langsung PHK di bulan ke-12, kewajiban upah turun ke 25%
• Hak PHK sudah ada — perusahaan bisa memilih kapan menggunakannya

Proses PHK:

1. Terbitkan surat pemberitahuan PHK
2. Lakukan perundingan bipartit dengan karyawan/keluarga
3. Jika sepakat: buat perjanjian bersama, daftarkan ke PHI setempat
4. Jika tidak sepakat: lanjut ke mediasi Disnaker
5. Bayarkan kompensasi sesuai perhitungan

Kesalahan Umum HR yang Berujung Gugatan PHI

Berdasarkan pola kasus yang sering muncul di PHI, berikut kesalahan yang paling sering dilakukan UKM:

1. PHK sebelum 12 bulan — Alasan "sudah tidak produktif" atau "posisi dibutuhkan" tidak cukup. Hak PHK baru muncul di bulan ke-12.

2. Tidak membayar upah selama sakit — Ini pelanggaran UU 13/2003 Pasal 93 yang berdiri sendiri, terlepas dari proses PHK.

3. Menerima pengunduran diri karyawan sakit tanpa verifikasi — Jika karyawan "mengundurkan diri" saat sakit berat, PHI bisa menganggap ini bukan pengunduran diri sukarela. Kompensasi tetap bisa dituntut.

4. Surat dokter tidak diverifikasi — Perusahaan berhak meminta second opinion dari dokter yang ditunjuk perusahaan. Jika tidak dilakukan dan surat dokter ternyata bermasalah, perusahaan yang menanggung risikonya.

5. Tidak mendaftarkan perjanjian bersama ke PHI — Perjanjian bersama yang tidak didaftarkan tidak punya kekuatan eksekutorial. Jika karyawan ingkar, perusahaan harus mulai proses dari awal.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Berapa lama karyawan sakit boleh tidak masuk sebelum bisa di-PHK?

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 55, karyawan harus absen sakit selama 12 bulan berturut-turut sebelum perusahaan memiliki hak untuk melakukan PHK. Sebelum periode ini terlampaui, PHK tidak dapat dilakukan atas dasar sakit berkepanjangan.

Apakah karyawan sakit berkepanjangan mendapat pesangon penuh?

Tidak. Kompensasi PHK karena sakit berkepanjangan adalah 2× Uang Penghargaan Masa Kerja (UPMK) ditambah Uang Penggantian Hak — bukan 1× atau 2× Uang Pesangon seperti PHK efisiensi. Untuk karyawan dengan masa kerja 8 tahun bergaji Rp 5,5 juta, ini setara sekitar Rp 33 juta sebelum UPH.

Apakah perusahaan wajib tetap membayar gaji karyawan yang sakit selama 12 bulan?

Ya, wajib — dengan skema menurun: 100% di bulan 1–4, 75% di bulan 5–8, 50% di bulan 9–12, dan 25% setelahnya hingga PHK dilakukan. Tidak membayar upah selama periode ini adalah pelanggaran UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 yang bisa digugat secara terpisah.

Apakah surat keterangan dokter dari klinik umum cukup sebagai bukti?

Secara hukum, surat dokter dari fasilitas kesehatan manapun diterima. Namun untuk memperkuat posisi perusahaan, idealnya ada surat dari dokter spesialis atau rumah sakit yang secara eksplisit menyatakan karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya — bukan hanya menyatakan diagnosis. Perusahaan juga berhak meminta second opinion dari dokter yang ditunjuk perusahaan.

Bisakah karyawan sakit mengundurkan diri dan tidak mendapat kompensasi?

Jika pengunduran diri benar-benar sukarela dan terdokumentasi dengan baik, karyawan hanya berhak atas Uang Penggantian Hak. Namun PHI sering mempertanyakan kesukarelaan pengunduran diri saat karyawan dalam kondisi sakit berat. Untuk menghindari risiko ini, proses PHK formal dengan kompensasi yang benar lebih aman bagi perusahaan daripada menerima "pengunduran diri" yang bisa digugat kemudian.

Apakah FirstPayroll bisa membantu menghitung kompensasi PHK karyawan sakit?

Ya. FirstPayroll menghitung komponen 2× UPMK, Uang Penggantian Hak, dan sisa upah selama masa sakit secara otomatis berdasarkan data masa kerja dan gaji karyawan. Tersedia mulai dari Rp 0/bulan untuk tim hingga 5 karyawan. Coba gratis di FirstPayroll.

Langkah Selanjutnya untuk HR Manager

Situasi karyawan sakit berkepanjangan adalah salah satu skenario paling sensitif dalam manajemen SDM — ada hak karyawan yang harus dilindungi, ada kebutuhan operasional perusahaan yang tidak bisa diabaikan, dan ada prosedur hukum yang tidak boleh dilewati.

Tiga hal yang harus Anda lakukan hari ini jika sedang menghadapi situasi ini:

1. Audit dokumentasi yang sudah ada — Berapa bulan sudah berjalan? Apakah semua surat dokter tersimpan? Apakah pembayaran upah sudah sesuai skema UU 13/2003?

2. Hitung posisi Anda di timeline — Jika sudah mendekati bulan ke-12, mulai siapkan perhitungan kompensasi dan konsultasikan ke konsultan hukum ketenagakerjaan sebelum menerbitkan surat PHK.

3. Pastikan sistem HRIS Anda bisa mendukung proses ini — Rekap absensi yang bisa di-export, penyimpanan dokumen terpusat, dan kalkulasi kompensasi otomatis adalah fitur yang akan menghemat puluhan jam kerja HR dan meminimalkan risiko kesalahan.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — termasuk pengelolaan kasus-kasus sensitif seperti PHK sakit berkepanjangan yang membutuhkan akurasi kalkulasi dan kelengkapan dokumentasi. Coba gratis di FirstPayroll dan lihat bagaimana sistem HRIS yang tepat bisa melindungi perusahaan Anda dari risiko hukum yang tidak perlu.