Upah Pokok Minimum 75%: Aturan yang Sering Dilanggar UKM dan Cara Menyusun Struktur Gaji yang Benar

Jawaban Singkat

Aturan upah pokok minimum 75% dari total upah berasal dari Pasal 94 UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang menyatakan bahwa jika perusahaan memberlakukan komponen upah berupa upah pokok dan tunjangan tetap, maka upah pokok wajib minimal 75% dari total upah (upah pokok + tunjangan tetap). Aturan ini berlaku untuk semua perusahaan yang menggunakan struktur gaji dengan tunjangan tetap — termasuk UKM. Jika struktur gaji Anda belum memenuhi ketentuan ini, perusahaan berisiko mendapat sanksi saat inspeksi Disnaker meski total gaji sudah di atas UMP.

Oktober 2023, seorang pemilik konveksi di Bandung dengan 38 karyawan lolos audit pajak dengan mulus — tapi dua minggu kemudian, inspektur Disnaker menemukan bahwa upah pokok seluruh karyawannya hanya 60% dari total gaji. Total gaji? Sudah di atas UMP Kota Bandung. Tapi struktur komponen upah pokok dan tunjangannya melanggar Pasal 94 UU Ketenagakerjaan. Hasilnya: surat peringatan, kewajiban restrukturisasi dalam 30 hari, dan potensi denda administratif.

Ini bukan kasus langka. Ini adalah jebakan yang diam-diam menjerat ribuan UKM Indonesia yang merasa sudah "aman" karena membayar di atas UMP.

Mengapa UKM yang Bayar di Atas UMP Pun Bisa Melanggar Hukum

Logika yang paling umum di kalangan pemilik UKM: "Gaji karyawan saya sudah Rp 4 juta, UMP cuma Rp 3,2 juta — saya aman." Logika ini benar untuk satu hal, tapi salah untuk hal yang berbeda.

UMP (Upah Minimum Provinsi/Kota) mengatur batas bawah total upah. Tapi Pasal 94 UU No. 13 Tahun 2003 mengatur sesuatu yang berbeda: komposisi internal dari upah itu sendiri. Dua aturan ini independen — melanggar satu tidak otomatis melanggar yang lain, dan mematuhi satu tidak otomatis mematuhi yang lain.

Pasal 94 berbunyi (parafrase): "Dalam hal komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, maka besarnya upah pokok sekurang-kurangnya 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap."

Kata kunci di sini adalah "tunjangan tetap". Aturan 75% hanya aktif jika perusahaan memberlakukan tunjangan tetap sebagai komponen gaji. Jika perusahaan hanya membayar upah pokok tanpa tunjangan tetap, Pasal 94 tidak berlaku. Tapi begitu ada satu saja komponen yang dikategorikan sebagai tunjangan tetap — tunjangan jabatan, tunjangan kehadiran yang dibayar flat, tunjangan makan yang tidak tergantung kehadiran — maka aturan 75% langsung aktif untuk seluruh struktur gaji.

So what? Jika slip gaji karyawan Anda mencantumkan "tunjangan transport Rp 500.000" atau "tunjangan jabatan Rp 800.000" sebagai komponen tetap, Anda sudah masuk dalam cakupan Pasal 94 — dan upah pokok harus minimal 75% dari (upah pokok + semua tunjangan tetap). Cek slip gaji Anda sekarang sebelum Disnaker yang mengeceknya.

Tunjangan Tetap vs Tunjangan Tidak Tetap: Perbedaan yang Menentukan

Sebelum menghitung apakah struktur gaji Anda legal, Anda harus memahami klasifikasi ini dengan tepat. PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan dan SE Menaker No. 7 Tahun 2013 memberikan panduan yang cukup jelas.

Tunjangan Tetap adalah tunjangan yang dibayarkan secara teratur dan tidak dikaitkan dengan kehadiran atau capaian kerja tertentu. Contoh:

• Tunjangan jabatan (dibayar flat setiap bulan)
• Tunjangan keluarga (flat, tidak berubah)
• Tunjangan perumahan (flat)
• Tunjangan transport yang dibayar flat tanpa melihat kehadiran

Tunjangan Tidak Tetap adalah tunjangan yang pembayarannya dikaitkan dengan kehadiran atau kondisi tertentu. Contoh:

• Uang makan harian (hanya dibayar jika masuk kerja)
• Tunjangan transport yang dihitung per hari hadir
• Insentif kehadiran
• Bonus produksi

Menurut SE Menaker No. 7 Tahun 2013, klasifikasi ini harus konsisten antara kebijakan tertulis perusahaan (PKB atau peraturan perusahaan) dengan praktik pembayaran aktual. Jika di peraturan perusahaan tertulis "tunjangan transport Rp 500.000/bulan" tanpa syarat kehadiran, tapi di slip gaji dipotong saat tidak masuk — ini justru menimbulkan masalah baru: inkonsistensi yang bisa dipermasalahkan karyawan.

So what? Audit komponen gaji Anda bukan hanya dari slip gaji, tapi dari Peraturan Perusahaan atau PKB. Jika ada ketidaksesuaian antara dokumen dan praktik, perbaiki keduanya secara bersamaan.

Contoh Struktur Gaji yang Melanggar vs yang Legal

Ambil contoh konkret: PT Karya Maju Bersama, Surabaya, 55 karyawan, industri distribusi FMCG. Mereka membayar karyawan level staf administrasi dengan total gaji Rp 4.500.000/bulan — di atas UMP Surabaya 2024 sebesar Rp 4.725.479. Tunggu, ini sudah di bawah UMP — tapi mari kita gunakan angka yang lebih realistis untuk ilustrasi.

Anggap UMP Surabaya Rp 4.500.000 dan PT Karya Maju membayar Rp 5.000.000 total. Berikut dua versi struktur gajinya:

Analisis Struktur yang Melanggar:

• Upah pokok: Rp 2.500.000
• Tunjangan tetap: Rp 1.000.000 + Rp 1.000.000 = Rp 2.000.000
• Total upah pokok + tunjangan tetap: Rp 4.500.000
• Rasio upah pokok: 2.500.000 / 4.500.000 = 55,6% → Melanggar Pasal 94

Analisis Struktur yang Legal:

• Upah pokok: Rp 3.750.000
• Tunjangan tetap: Rp 750.000 + Rp 500.000 = Rp 1.250.000
• Total upah pokok + tunjangan tetap: Rp 5.000.000
• Rasio upah pokok: 3.750.000 / 5.000.000 = 75% → Memenuhi Pasal 94

Total gaji yang diterima karyawan sama persis: Rp 5.000.000. Tapi satu struktur legal, satu tidak.

Catatan penting: Uang makan Rp 500.000 di struktur melanggar dikategorikan sebagai tunjangan tidak tetap (tidak masuk formula 75%), tapi upah pokoknya tetap terlalu kecil relatif terhadap tunjangan tetapnya. Di struktur legal, uang makan dihilangkan dari contoh untuk menyederhanakan — dalam praktik, bisa tetap ada sebagai komponen tidak tetap tanpa mempengaruhi perhitungan 75%.

Formula Restrukturisasi: Cara Menghitung Ulang Struktur Gaji yang Benar

Jika setelah membaca ini Anda menyadari struktur gaji perusahaan berpotensi melanggar, berikut langkah restrukturisasi yang bisa dilakukan:

Langkah 1: Identifikasi semua komponen tunjangan tetap Buat daftar semua komponen gaji dan klasifikasikan: mana yang tetap (tidak tergantung kehadiran/kinerja) dan mana yang tidak tetap.

Langkah 2: Hitung total upah pokok + tunjangan tetap saat ini Jumlahkan upah pokok + semua tunjangan tetap. Ini adalah "base" untuk perhitungan 75%.

Langkah 3: Hitung upah pokok minimum yang seharusnya Formula: Upah Pokok Minimum = 75% × (Upah Pokok + Total Tunjangan Tetap)

Atau dibalik: jika total upah pokok + tunjangan tetap = X, maka upah pokok minimal = 0,75X, dan total tunjangan tetap maksimal = 0,25X.

Langkah 4: Pilih salah satu dari dua pendekatan restrukturisasi:

Opsi A — Naikkan upah pokok, turunkan tunjangan tetap (total gaji tetap sama): Pindahkan sebagian nilai dari tunjangan tetap ke upah pokok. Total gaji karyawan tidak berubah, tapi komposisinya berubah. Ini opsi paling aman secara hubungan industrial karena tidak ada penurunan take-home pay.

Opsi B — Ubah sebagian tunjangan tetap menjadi tunjangan tidak tetap: Misalnya, tunjangan transport flat diubah menjadi uang transport per hari hadir. Ini mengurangi total tunjangan tetap sehingga rasio 75% lebih mudah dipenuhi. Tapi hati-hati: perubahan ini harus disosialisasikan ke karyawan dan direvisi di Peraturan Perusahaan — dan jika karyawan keberatan, ini bisa menjadi sengketa PHI.

Langkah 5: Update Peraturan Perusahaan dan slip gaji secara bersamaan Restrukturisasi yang hanya dilakukan di slip gaji tanpa diikuti perubahan Peraturan Perusahaan adalah setengah pekerjaan — dan tetap berisiko saat inspeksi.

Risiko Nyata Saat Inspeksi Disnaker: Apa yang Bisa Terjadi?

Menurut PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan, pelanggaran ketentuan pengupahan dapat dikenakan sanksi administratif berupa:

• Teguran tertulis
• Pembatasan kegiatan usaha
• Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi
• Pembekuan kegiatan usaha

Selain sanksi administratif dari Disnaker, ada risiko turunan yang sering diabaikan:

Risiko klaim karyawan: Karyawan yang mengetahui haknya bisa mengajukan klaim ke PHI (Pengadilan Hubungan Industrial) atas kekurangan upah pokok. Jika upah pokok yang seharusnya Rp 3.750.000 tapi dibayar Rp 2.500.000 selama 2 tahun, selisihnya Rp 1.250.000/bulan × 24 bulan = Rp 30.000.000 per karyawan yang berpotensi harus dibayar kembali.

Risiko BPJS: Iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan dihitung berdasarkan upah. Jika upah pokok yang dilaporkan lebih kecil dari seharusnya, ada potensi kekurangan iuran yang harus dikoreksi — dengan denda keterlambatan.

Risiko PPh 21: Perubahan komposisi upah pokok vs tunjangan bisa mempengaruhi perhitungan PPh 21, terutama untuk tunjangan yang bersifat natura vs tunai.

Menurut data Kementerian Ketenagakerjaan, inspeksi ketenagakerjaan di Indonesia mencakup lebih dari 100.000 perusahaan per tahun, dengan fokus utama pada kepatuhan pengupahan dan BPJS.

So what? Risiko finansial dari pelanggaran Pasal 94 bisa jauh lebih besar dari biaya restrukturisasi. Untuk UKM dengan 30 karyawan yang rata-rata selisih upah pokoknya Rp 500.000/bulan selama 2 tahun, potensi kewajiban retroaktif bisa mencapai Rp 360 juta — angka yang bisa mengancam kelangsungan bisnis.

Tips Praktis: Checklist Audit Mandiri Struktur Gaji

Sebelum menunggu inspeksi Disnaker, lakukan audit mandiri dengan checklist berikut:

✅ Identifikasi komponen:

• Buat daftar semua komponen gaji dari slip gaji dan Peraturan Perusahaan
• Klasifikasikan setiap komponen: upah pokok / tunjangan tetap / tunjangan tidak tetap / lembur / bonus
• Pastikan klasifikasi di slip gaji konsisten dengan Peraturan Perusahaan

✅ Hitung rasio:

• Hitung: Upah Pokok ÷ (Upah Pokok + Total Tunjangan Tetap)
• Jika hasilnya < 75%, struktur gaji perlu direstrukturisasi
• Lakukan untuk semua level jabatan, bukan hanya satu sampel

✅ Verifikasi dokumen:

• Peraturan Perusahaan sudah disahkan Disnaker dan masih berlaku?
• Definisi tunjangan tetap vs tidak tetap sudah tertulis eksplisit di PP?
• Slip gaji mencantumkan komponen secara terpisah dan jelas?

✅ Tindak lanjut:

• Jika ada pelanggaran, buat rencana restrukturisasi dengan timeline jelas
• Konsultasikan perubahan dengan konsultan hukum ketenagakerjaan jika ada karyawan > 50 orang
• Update sistem payroll untuk memastikan perhitungan otomatis sesuai struktur baru

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah aturan 75% upah pokok berlaku jika perusahaan tidak punya tunjangan tetap?

Tidak. Pasal 94 UU No. 13 Tahun 2003 hanya berlaku jika perusahaan memberlakukan komponen upah berupa upah pokok dan tunjangan tetap. Jika perusahaan hanya membayar upah pokok tanpa tunjangan tetap, aturan 75% tidak aktif. Namun, total upah tetap harus memenuhi UMP/UMK yang berlaku.

Berapa sanksi jika perusahaan melanggar ketentuan upah pokok 75%?

Berdasarkan PP No. 36 Tahun 2021, sanksi administratif bisa berupa teguran tertulis hingga pembatasan kegiatan usaha. Di luar sanksi Disnaker, risiko yang lebih besar adalah klaim retroaktif dari karyawan melalui PHI — yang bisa mencapai puluhan juta rupiah per karyawan tergantung lamanya pelanggaran.

Bagaimana cara menghitung apakah struktur gaji saya sudah memenuhi aturan 75%?

Hitung dengan formula: Upah Pokok ÷ (Upah Pokok + Total Tunjangan Tetap) × 100%. Jika hasilnya ≥ 75%, struktur Anda legal. Tunjangan tidak tetap (seperti uang makan per hari hadir) tidak dimasukkan dalam perhitungan ini. FirstPayroll menghitung rasio ini secara otomatis untuk setiap karyawan dan memberi peringatan jika ada komponen yang tidak sesuai.

Apakah restrukturisasi upah pokok harus disetujui karyawan?

Jika restrukturisasi tidak mengubah total take-home pay karyawan (Opsi A), secara hukum tidak memerlukan persetujuan individual — tapi wajib disosialisasikan dan direvisi di Peraturan Perusahaan. Jika restrukturisasi mengubah komponen dengan cara yang berpotensi mengurangi hak karyawan (misalnya mengubah tunjangan tetap menjadi tidak tetap), diperlukan musyawarah dan bisa memerlukan persetujuan karyawan atau serikat pekerja.

Kapan sebaiknya UKM melakukan audit struktur gaji?

Idealnya setiap tahun, bersamaan dengan penyesuaian UMP/UMK yang biasanya efektif per 1 Januari. Momen lain yang tepat: saat ada perubahan Peraturan Perusahaan, saat menambah komponen tunjangan baru, atau saat ada perubahan regulasi pengupahan. Jangan tunggu ada inspeksi Disnaker — audit proaktif jauh lebih murah dari sanksi reaktif.

Langkah Selanjutnya: Action Items untuk HR Manager

Aturan upah pokok minimum 75% bukan aturan baru — sudah ada sejak 2003. Tapi tetap menjadi temuan rutin inspeksi Disnaker karena banyak UKM yang tidak pernah mengaudit komposisi internal gaji mereka, hanya memastikan total gaji di atas UMP.

Tiga langkah yang bisa Anda lakukan minggu ini:

1. Audit satu level jabatan dulu — ambil slip gaji satu karyawan, hitung rasio upah pokok vs tunjangan tetap. Jika sudah melanggar di satu level, kemungkinan besar melanggar di semua level.

2. Bandingkan slip gaji dengan Peraturan Perusahaan — pastikan klasifikasi tunjangan konsisten antara dokumen dan praktik pembayaran aktual.

3. Buat rencana restrukturisasi sebelum inspeksi datang — koreksi proaktif jauh lebih aman dari koreksi reaktif. Disnaker umumnya lebih toleran terhadap perusahaan yang sudah dalam proses perbaikan.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — dan salah satu fitur yang paling sering digunakan adalah validasi otomatis rasio upah pokok terhadap tunjangan tetap, yang memberi peringatan langsung jika ada struktur gaji yang berpotensi melanggar Pasal 94. Coba gratis di FirstPayroll dan audit struktur gaji seluruh karyawan Anda dalam hitungan menit.