Cara Menyusun Kebijakan Kerja Saat Bencana atau Force Majeure untuk UKM: Hak Karyawan, Kewajiban Perusahaan, dan Prosedur HR yang Sering Tidak Disiapkan

Oktober 2024, sebuah pabrik konveksi di Semarang dengan 67 karyawan terpaksa tutup selama 3 minggu setelah banjir rob merendam lantai produksi setinggi 1,2 meter. HR Manager-nya — yang baru menjabat 8 bulan — menghadapi pertanyaan yang tidak ada jawabannya di Peraturan Perusahaan mereka: apakah gaji tetap harus dibayar? Bolehkah karyawan dirumahkan? Kapan PHK force majeure bisa dilakukan? Ia mengambil keputusan berdasarkan insting. Tiga bulan kemudian, dua karyawan mengajukan gugatan ke Disnaker.

Cerita ini bukan pengecualian. Ini adalah pola yang berulang di ribuan UKM Indonesia setiap kali bencana terjadi — dan frekuensinya meningkat.

Jawaban Singkat

Secara hukum, perusahaan yang tidak bisa beroperasi akibat bencana atau force majeure tetap wajib membayar upah karyawan — kecuali ada kesepakatan tertulis antara pengusaha dan pekerja, atau PHK force majeure telah diproses sesuai prosedur hukum yang berlaku. Berdasarkan UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 dan PP No. 35 Tahun 2021, upah tidak boleh dipotong sepihak hanya karena operasional terganggu. Jika perusahaan Anda belum punya klausul force majeure yang operasional di Peraturan Perusahaan, Anda sedang berjalan di atas tali tanpa jaring pengaman.

Mengapa Mayoritas UKM Tidak Siap: Data yang Mengkhawatirkan

Menurut data Kementerian Ketenagakerjaan (2022), lebih dari 60% perselisihan hubungan industrial yang masuk ke Disnaker berakar dari ketidakjelasan kebijakan tertulis — bukan dari niat buruk pengusaha. Ketika bencana terjadi, kekosongan kebijakan ini berubah menjadi sengketa hukum yang mahal.

Sementara itu, Badan Nasional Penanggulangan Bencana (BNPB) mencatat rata-rata 2.000+ kejadian bencana per tahun di Indonesia dalam periode 2018–2023 — mulai dari banjir, gempa, hingga erupsi gunung berapi. Dengan 64 juta pelaku UKM yang tersebar di seluruh nusantara, probabilitas terdampak bencana bukan lagi pertanyaan apakah, melainkan kapan.

So what? Jika Peraturan Perusahaan Anda tidak menyebut kata "force majeure" secara eksplisit dengan prosedur yang jelas, Anda tidak punya dasar hukum untuk mengambil keputusan apapun — termasuk merumahkan karyawan sementara, menunda gaji, atau melakukan PHK. Setiap keputusan ad hoc yang Anda ambil tanpa dasar tertulis adalah eksposur hukum yang nyata.

Apa yang Wajib Dibayar dan Apa yang Boleh Ditangguhkan

Ini adalah pertanyaan paling kritis yang dihadapi HR saat bencana terjadi. Jawabannya tidak hitam-putih, tapi ada kerangka hukum yang jelas.

Upah Tetap Wajib Dibayar Selama Karyawan Tidak Di-PHK

Pasal 93 UU No. 13 Tahun 2003 menyatakan bahwa pengusaha wajib membayar upah apabila pekerja bersedia melakukan pekerjaan yang telah dijanjikan tetapi pengusaha tidak memperolehnya. Ini mencakup situasi di mana karyawan siap bekerja tapi perusahaan tidak bisa beroperasi.

PP No. 35 Tahun 2021 mempertegas ini: selama status hubungan kerja masih aktif, kewajiban upah tidak gugur hanya karena force majeure. Yang bisa berubah adalah mekanisme pembayarannya — bukan kewajibannya.

Preseden penting: SE Menaker No. M/3/HK.04/III/2020 yang diterbitkan saat pandemi COVID-19 menjadi referensi kebijakan force majeure nasional pertama yang eksplisit. Surat Edaran ini membolehkan pengusaha dan pekerja untuk bernegosiasi besaran upah selama masa tidak beroperasi — tapi menekankan bahwa negosiasi harus dilakukan secara bipartit dan terdokumentasi. Ini preseden penting: pemerintah mengakui bahwa force majeure bisa menjadi dasar penyesuaian upah, asalkan ada kesepakatan tertulis.

Yang Boleh Dilakukan: Skema Upah Selama Dirumahkan

Jika perusahaan tidak bisa beroperasi tapi belum melakukan PHK, ada tiga opsi yang secara hukum dapat dipertimbangkan:

So what? Jika bencana terjadi hari ini dan Anda tidak punya template Surat Kesepakatan Bersama, Anda akan menghabiskan 2-3 hari pertama yang kritis hanya untuk menyusun dokumen dari nol — sementara karyawan sudah mulai bertanya-tanya soal gaji mereka.

Kapan PHK Force Majeure Sah Secara Hukum

Ini adalah area yang paling sering disalahpahami — dan paling mahal konsekuensinya jika salah.

Dasar Hukum PHK Force Majeure

UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 164 ayat (1) mengatur bahwa pengusaha dapat melakukan PHK karena force majeure dengan kewajiban membayar:

• Uang pesangon: 1x ketentuan Pasal 156 ayat (2)
• Uang penghargaan masa kerja: 1x ketentuan Pasal 156 ayat (3)
• Uang penggantian hak: sesuai Pasal 156 ayat (4)

Namun, UU No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja) dan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 43 memperbarui ketentuan ini. Dalam rezim hukum terbaru, PHK karena force majeure memberikan hak kepada pekerja atas:

• Uang pesangon 1x ketentuan
• Uang penghargaan masa kerja 1x ketentuan
• Uang penggantian hak

Catatan kritis: Banyak HR Manager mengira PHK force majeure tidak memerlukan pesangon. Ini keliru. Yang berbeda dari PHK biasa adalah besarannya (bukan 2x pesangon seperti PHK karena efisiensi), tapi kewajiban pesangon tetap ada.

Syarat Force Majeure yang Sah Secara Hukum

Tidak semua kondisi sulit bisa diklaim sebagai force majeure. Secara hukum, force majeure harus memenuhi tiga unsur:

1. Kejadian di luar kendali perusahaan — bencana alam, pandemi, perang, kebijakan pemerintah yang melarang operasional
2. Tidak dapat diantisipasi sebelumnya — bukan risiko bisnis normal
3. Mengakibatkan ketidakmampuan memenuhi kewajiban — bukan sekadar kesulitan finansial

Penurunan omzet 40% karena resesi ekonomi, misalnya, bukan force majeure. Pabrik yang terendam banjir bandang dan tidak bisa beroperasi selama 2 bulan — itu force majeure.

So what? Sebelum mengklaim force majeure sebagai dasar PHK, pastikan Anda punya dokumentasi yang membuktikan ketiga unsur di atas: laporan BPBD, surat dari instansi terkait, foto kondisi tempat kerja, dan bukti ketidakmampuan operasional. Tanpa dokumentasi ini, PHK Anda bisa dianggap tidak sah dan berujung pada kewajiban membayar pesangon 2x atau bahkan perintah pengaktifan kembali karyawan.

Contoh Perhitungan: Pesangon PHK Force Majeure

Mari kita gunakan kasus PT Karya Nusantara, sebuah perusahaan catering di Yogyakarta dengan 35 karyawan, yang terpaksa menutup operasional permanen setelah gempa merusak dapur produksi mereka secara total.

Profil karyawan yang di-PHK:

• Nama: Budi Santoso
• Masa kerja: 7 tahun 3 bulan
• Upah terakhir: Rp 4.500.000/bulan (gaji pokok + tunjangan tetap)

Perhitungan berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021:

Catatan: Masa kerja 7 tahun = 8 bulan pesangon (sesuai tabel Pasal 40 PP 35/2021). Masa kerja 6-9 tahun = 3 bulan penghargaan masa kerja.

Cara Menyusun Kebijakan Force Majeure Sebelum Bencana Terjadi

Inilah yang harus ada dalam Peraturan Perusahaan atau dokumen kebijakan terpisah yang disahkan sebelum bencana terjadi:

1. Definisi Force Majeure yang Spesifik untuk Konteks Bisnis Anda

Jangan copy-paste definisi generik. Sebutkan secara eksplisit kondisi apa yang dianggap force majeure untuk perusahaan Anda: banjir yang merendam area produksi lebih dari X hari, gempa dengan magnitudo di atas X, kebijakan pemerintah yang melarang operasional, dan sebagainya.

2. Prosedur Aktivasi dan Eskalasi

Siapa yang berwenang mendeklarasikan force majeure? Dalam berapa jam setelah kejadian? Siapa yang dihubungi pertama — karyawan, Disnaker, atau asuransi? Buat flowchart sederhana yang bisa dieksekusi bahkan oleh staf HR junior.

3. Skema Upah Selama Force Majeure (Bertingkat)

Buat tiga skenario dengan kebijakan upah yang berbeda:

• Skenario A (1-7 hari): Upah penuh, karyawan on-call
• Skenario B (8-30 hari): Upah 75%, karyawan dirumahkan dengan kesepakatan tertulis
• Skenario C (>30 hari): Negosiasi bipartit, dengan opsi PHK jika operasional tidak bisa dilanjutkan

4. Template Dokumen yang Sudah Siap

Siapkan template berikut sebelum bencana terjadi:

• Surat Pemberitahuan Force Majeure kepada karyawan
• Surat Kesepakatan Bersama tentang penyesuaian upah
• Berita Acara Kondisi Force Majeure (untuk dokumentasi hukum)
• Surat Pemberitahuan ke Disnaker (wajib untuk PHK)

5. Klausul Asuransi dan Business Continuity

Pastikan kebijakan mencakup: apakah perusahaan punya asuransi bisnis yang menanggung kerugian akibat bencana? Jika ya, bagaimana klaim asuransi mempengaruhi kemampuan membayar upah?

Checklist HR: 10 Hal yang Harus Dilakukan dalam 72 Jam Pertama Bencana

Ketika bencana terjadi, HR tidak punya waktu untuk membaca UU. Inilah urutan tindakan yang harus sudah dilatih:

1. Jam 0-4: Pastikan keselamatan seluruh karyawan. Dokumentasikan kondisi tempat kerja dengan foto/video bertimestamp.
2. Jam 4-8: Hubungi manajemen senior untuk deklarasi resmi force majeure internal.
3. Jam 8-24: Kirim Surat Pemberitahuan Force Majeure kepada seluruh karyawan (via WhatsApp + fisik).
4. Hari 2: Hubungi Disnaker setempat untuk melaporkan kondisi dan meminta panduan.
5. Hari 2-3: Jika ada penyesuaian upah, lakukan pertemuan bipartit dan tandatangani Surat Kesepakatan Bersama.
6. Hari 3: Hubungi BPJS Ketenagakerjaan untuk memastikan perlindungan JKK (Jaminan Kecelakaan Kerja) aktif jika ada karyawan yang terluka.
7. Hari 3-7: Evaluasi kemungkinan operasional alternatif (WFH, lokasi sementara, dll).
8. Minggu 2: Jika operasional tidak bisa dilanjutkan, mulai proses konsultasi bipartit untuk opsi PHK.
9. Minggu 3-4: Jika PHK diperlukan, kirim pemberitahuan resmi ke Disnaker (wajib 14 hari sebelum PHK efektif).
10. Pasca-bencana: Revisi Peraturan Perusahaan berdasarkan pelajaran yang dipetik.

Pertanyaan yang Sering Ditanyakan

Apakah perusahaan wajib membayar gaji penuh jika tidak bisa beroperasi karena bencana?

Ya, selama status hubungan kerja masih aktif dan belum ada kesepakatan tertulis tentang penyesuaian upah, perusahaan wajib membayar upah penuh. Pengurangan upah hanya sah jika ada Surat Kesepakatan Bersama yang ditandatangani kedua pihak — tidak bisa dilakukan sepihak oleh perusahaan.

Berapa pesangon yang harus dibayar jika PHK dilakukan karena force majeure?

Berdasarkan PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 43, PHK karena force majeure memberikan hak pesangon 1x ketentuan ditambah uang penghargaan masa kerja 1x ketentuan dan uang penggantian hak. Untuk karyawan dengan masa kerja 7 tahun dan gaji Rp 4,5 juta, total kewajiban bisa mencapai Rp 51 juta lebih.

Bagaimana cara melaporkan PHK force majeure ke Disnaker?

Pengusaha wajib memberitahukan rencana PHK kepada karyawan dan Disnaker paling lambat 14 hari sebelum PHK efektif, disertai alasan force majeure dan dokumentasi pendukung (laporan BPBD, foto kondisi, dll). Tanpa pemberitahuan ini, PHK bisa dianggap tidak sah.

Apakah karyawan PKWT (kontrak) mendapat perlakuan berbeda saat force majeure?

Ya. Karyawan PKWT yang kontraknya diputus sebelum berakhir karena force majeure berhak atas ganti rugi sebesar sisa masa kontrak, kecuali ada klausul force majeure yang mengatur sebaliknya dalam perjanjian kerja. Ini diatur dalam PP No. 35 Tahun 2021 Pasal 17.

Apakah FirstPayroll bisa membantu mengelola payroll selama kondisi force majeure?

Ya. FirstPayroll memungkinkan HR mengelola penggajian dengan skema upah yang disesuaikan — termasuk upah parsial selama dirumahkan — secara otomatis dan terdokumentasi, mulai dari Rp 0/bulan untuk tim hingga 5 karyawan. Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran, termasuk skenario penggajian non-standar selama gangguan operasional.

Langkah Selanjutnya: Dari Reaktif ke Proaktif

Bencana tidak menunggu Peraturan Perusahaan Anda selesai direvisi. Tiga tindakan yang bisa Anda mulai minggu ini:

1. Audit Peraturan Perusahaan Anda hari ini. Cari kata "force majeure" atau "bencana". Jika tidak ada, Anda punya pekerjaan rumah yang mendesak.
2. Susun template dokumen darurat. Minimal: Surat Pemberitahuan Force Majeure dan Surat Kesepakatan Bersama. Simpan di folder yang bisa diakses offline.
3. Hitung kewajiban pesangon worst-case scenario. Jika hari ini Anda harus PHK seluruh karyawan karena force majeure, berapa total kewajiban Anda? Angka ini harus ada di kepala Anda — dan idealnya ada cadangan dananya.
4. Latih tim HR dengan simulasi. Jalankan tabletop exercise: "Banjir merendam kantor hari ini. Apa yang kita lakukan dalam 72 jam pertama?" Jawaban yang tidak ada di kepala tim Anda adalah gap yang perlu diisi.
5. Gunakan sistem yang bisa beradaptasi. Ketika kondisi darurat terjadi, Anda tidak ingin menghitung ulang gaji 50 karyawan secara manual dengan skema yang berubah. Coba gratis di FirstPayroll dan siapkan sistem payroll yang bisa menangani skenario non-standar sebelum Anda membutuhkannya.

Lebih dari 1.000 karyawan telah dikelola di FirstPayroll oleh UKM Indonesia sejak peluncuran — termasuk perusahaan yang menggunakan platform ini untuk mendokumentasikan dan menghitung penggajian selama periode gangguan operasional. Ketika bencana terjadi, yang membedakan perusahaan yang selamat dari yang terseret sengketa hukum bukan seberapa besar mereka — tapi seberapa siap sistem dan kebijakan mereka.